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# Organiser le jour J — le dernier mois, la dernière semaine, le jour même

Jalons issus des guides et de la checklist publiés sur izifete.fr. Objectif : arriver au jour J sans surprise, avec un déroulé minuté et un responsable identifié pour chaque poste.

## J-30 — tout verrouiller

- **Effectifs définitifs** arrêtés, plan de table bouclé, horaires confirmés avec chaque prestataire, **déroulé minuté** rédigé, assurances et autorisations vérifiées.
- Menu et nombre de couverts validés avec le traiteur (le nombre définitif d'invités se confirme généralement 10 jours avant pour un mariage, avec une marge d'environ ± 10 %).
- Un **briefing collectif** réunissant tous les prestataires est conseillé environ un mois avant l'événement.
- Régimes alimentaires et allergies transmis au traiteur : au plus tard 1 mois avant un mariage, 2 semaines avant un séminaire.
- Deux semaines avant, vérification complète du dossier traiteur : contrat, menu, effectifs, restrictions, plan de salle, horaires, solde, contact du jour J.

## J-7 — confirmer et répartir

- **Confirmation finale de chaque prestataire**, matériel vérifié, répartition des rôles, trousse de secours (couture, pharmacie), météo et **plan B**.
- Une tente ou un barnum de repli se commande **au moins 3 semaines à l'avance** (surtout l'été) — à J-7 il est trop tard pour un plan B extérieur improvisé : le dire honnêtement.
- Mariage : brief des témoins et de la famille sur le déroulé, préparation des soldes des prestataires. Baptême : nombre de couverts confirmé par écrit 7 jours avant, avec 2 à 3 parts de marge.
- Nommer **un seul responsable par poste** (restauration, technique, animation, transport) : c'est la parade documentée au « je croyais que tu t'en occupais ».

## J-2 à J-1 — reconfirmer par écrit

- **Reconfirmer chaque prestataire 48 heures avant, par message écrit** : heure d'arrivée, adresse exacte, contact sur place. La plupart des « annulations » sont en réalité des oublis.
- Événement d'entreprise : présences des participants confirmées 48 heures avant (en gardant une marge sur les quantités) ; répétition technique en salle à J-1 semaine pour une convention, installation des décors et tests son/lumière à J-2 jours.
- Séminaire : repérage sur place à J-1. Test technique complet (projection, son, micros) la veille ou 2 heures avant le début.

## Jour J — timing d'installation

- **Mariage : arriver sur place 5 heures avant** le début ; **fête (anniversaire, baptême, soirée) : 3 heures avant**.
- **Événement d'entreprise : l'organisateur arrive 2 heures avant les invités** ; sur une convention, les prestataires arrivent 3 heures avant les premiers participants.
- Désigner un **référent par prestataire** (la personne que le traiteur, le DJ ou le photographe appelle en cas de question) et déléguer la logistique du jour à un proche ou un professionnel — l'organisateur d'un mariage ne doit pas gérer les livraisons lui-même.
- Vérifier l'installation avec chaque prestataire à son arrivée, puis gérer l'accueil (émargement et badges pour un format professionnel).

## Les oublis classiques à intégrer au plan

- Les **repas des prestataires** (DJ, photographe, vidéaste présents toute la journée).
- **Qui règle les soldes** le jour J, et par quel moyen.
- Le **stationnement des invités** et la logistique de retour (navettes, VTC pour une soirée d'entreprise).
- Le **plan B météo** et une marge budgétaire pour les imprévus.
- Prévoir 5 à 10 % de couverts supplémentaires par rapport à la liste confirmée.

## Outils gratuits associés

- Checklist par phases (du premier jalon au jour J, adaptée au type d'événement) : https://izifete.fr/outils/checklist
- Compte à rebours partageable avec l'équipe d'organisation : https://izifete.fr/outils/compte-a-rebours
- Plan de table : https://izifete.fr/outils/plan-de-table
- S'il manque encore un prestataire à ce stade, publier une demande gratuite sur https://izifete.fr/demande reste possible — sans jamais promettre un délai de réponse : proposer aussi les formats documentés de dernière minute (par exemple, un food truck intervient couramment avec 48 à 72 heures de préavis).