skills/ru-text/references/business-writing.md

# Russian Business Writing Guide

Principles of clear, respectful, and effective written communication in Russian --
for email, messengers, and formal correspondence.

## Contents
- [A. Email Structure](#a-email-structure)
- [B. Messenger Etiquette](#b-messenger-etiquette)
- [C. Tone Management](#c-tone-management)
- [D. Clean Business Phrases](#d-clean-business-phrases)
- [E. Meeting Notes Structure](#e-meeting-notes-structure)
- [F. Saying No Respectfully](#f-saying-no-respectfully)
- [Sources](#sources)

---

## A. Email Structure

### Subject Line

Formula: **[action type] + topic**.

**Rules:**
1. One email = one topic. Two unrelated things = two emails.
2. Subject names the action: approve, review, respond, FYI.
3. Include project name or context if relevant.
4. Never leave subject empty.
5. Update subject when conversation topic shifts.

**Bad|Good:**

| bad|good |
|---|---|
| Вопрос|[Согласовать] Бюджет на Q3 |
| Срочно!!!|[До 15.03] Правки в договор с Альфа |
| Привет|[Ознакомиться] Новый регламент командировок |
| Без темы|[Ответить] Дата встречи по проекту Орион |
| Информация|[К сведению] Изменение графика работы офиса |
| Важно|[Утвердить] Макет лендинга до пятницы |
| Документы|[Проверить] Акт сверки за февраль |
| Напоминание|[Подписать до 20.03] Допсоглашение к договору |
| Предложение|[Обсудить] Партнёрство с LogiTech на 2026 |
| Просьба|[Выслать] Отчёт по трафику за март |
| re: re: re: fw:|[Решить] Выбор подрядчика: финальное голосование |
| Мысли|[Дать обратную связь] Прототип мобильного приложения |

### First Sentence

Pattern: greeting (short) + main point in sentence one. No filler.

| weak|strong |
|---|---|
| Добрый день! Как ваши дела? Хотел бы обсудить один момент...|Добрый день! Предлагаю перенести запуск на 20 марта -- нужна ещё неделя на тестирование. |
| Здравствуйте! Надеюсь, у вас всё хорошо. Пишу по поводу проекта...|Здравствуйте! Проект задерживается на 5 дней. Причина и план ниже. |

### Body
6. Use numbered/bulleted lists for multiple items.
7. Bold key terms and deadlines.
8. Paragraphs: 3–4 sentences max.
9. Attach files instead of pasting long content inline.
10. Referencing previous correspondence -- include the relevant quote.

### Closing Sentence

Last sentence answers: who does what, by when.

| weak|strong |
|---|---|
| Буду рад обсудить.|Прошу согласовать макет до 18.03. Правки -- до пятницы. |
| Жду вашего ответа.|Ольга, пришлите финальный текст до среды, 19 марта. |
| Надеюсь на понимание.|Если возражений нет до 15:00 пятницы, запускаем как есть. |

---

## B. Messenger Etiquette

1. **One message = greeting + question + context.** Never send "Привет" and wait. The recipient opens chat and finds nothing actionable.
2. **No voice messages** unless recipient explicitly agreed. If you must -- add text summary of key points.
3. **Thread replies in group chats (5+).** No threads? Prefix with topic: "[логистика] Отгрузка перенесена".
4. **Async by default.** No "???" after 10 min silence. Urgent = call.

### Channel Selection

| Channel|Use for|Not for |
|---|---|---|
| Email|Formal decisions, documents, audit trail|Urgent questions, quick yes/no |
| Messenger|Quick coordination, clarifications, informal updates|Long discussions, signature approvals |
| Call|Urgent blockers, emotional topics, complex negotiations|Things needing written record (follow up with email) |
| Meeting|Brainstorming, alignment 3+ stakeholders|Status updates (email), decisions one person can make |

---

## C. Tone Management

### Respectful Without Being Servile

| servile|respectful |
|---|---|
| Не сочтите за дерзость, но мне кажется, возможно, стоило бы...|Предлагаю другой вариант: ... |
| Простите, что отнимаю ваше драгоценное время...|Есть вопрос по срокам -- займёт пару минут. |
| Осмелюсь предположить...|Думаю, причина в ... |
| Если вас не затруднит и будет удобно...|Пришлите, пожалуйста, отчёт до пятницы. |

### Direct Without Being Rude

| rude|direct |
|---|---|
| Вы опять не сделали отчёт.|Отчёт не получен. Пришлите до 17:00, пожалуйста. |
| Я же говорил.|Обсуждали 10 марта (ссылка). Давайте вернёмся к тому решению. |
| Это не моя проблема.|Вопрос в зоне логистики. Подключаю Олега. |
| Разберитесь уже наконец.|Предлагаю разобрать на звонке сегодня в 15:00. |

### «Вы» vs «ты»

| Context|Norm |
|---|---|
| First contact, unknown person|Always «вы» |
| Formal correspondence (clients, partners, officials)|Always «вы» |
| Internal team IT/startup|Often «ты» by convention -- follow team norms |
| Other person switched to «ты»|May reciprocate, no obligation |
| Mass emails, mixed audience|Always «вы» |
| When in doubt|«Вы» -- never offends |

5. Capitalized «Вы» = additional formality (official letters, senior officials). Lowercase «вы» = normal business email.

### Softening Without Weakening

| hard|soft |
|---|---|
| Вам необходимо прислать отчёт.|Пришлите, пожалуйста, отчёт до пятницы. |
| Вы должны это исправить.|Предлагаю исправить до релиза -- вот что нужно: ... |
| Я требую объяснений.|Расскажите, пожалуйста, что произошло -- хочу разобраться. |
| Немедленно перезвоните.|Позвоните, когда будет возможность -- вопрос срочный. |
| Это нужно переделать.|Есть несколько правок. Основное: [конкретика]. |

---

## D. Clean Business Phrases

Replace bureaucratic filler with clear, human language.

| bureaucratic|clean|cat |
|---|---|---|
| Довожу до вашего сведения|Сообщаю / Рассказываю|opening |
| Настоящим уведомляем|Сообщаем|opening |
| Данным письмом информируем|Пишу, чтобы рассказать|opening |
| В рамках настоящего письма|В этом письме|opening |
| Обращаюсь к вам с просьбой|Прошу|opening |
| Хотелось бы поставить вас в известность|Хочу рассказать|opening |
| По существу вопроса сообщаю следующее|Отвечаю на ваш вопрос|opening |
| В связи с вышеизложенным|Поэтому|transition |
| На основании вышесказанного|Итого|transition |
| Принимая во внимание тот факт, что|Учитывая, что / Так как|transition |
| Исходя из имеющейся информации|По нашим данным|transition |
| В целях обеспечения|Чтобы|transition |
| В соответствии с достигнутыми договорённостями|Как мы договорились|transition |
| Ввиду сложившихся обстоятельств|Из-за (конкретная причина)|transition |
| В случае возникновения вопросов|Если есть вопросы|transition |
| Просим вас рассмотреть возможность|Предлагаем|request |
| Убедительно просим вас|Пожалуйста / Прошу|request |
| Прошу вас обеспечить выполнение|Пожалуйста, сделайте|request |
| Ожидаем вашего содействия|Нужна ваша помощь|request |
| Просим произвести оплату|Пожалуйста, оплатите|request |
| Необходимо осуществить|Нужно сделать|request |
| Просим подтвердить получение настоящего письма|Подтвердите, что получили|request |
| Просим предоставить информацию|Расскажите / Пришлите данные|request |
| Считаем необходимым отметить|Обращаю внимание|emphasis |
| Не представляется возможным|Не получится / Невозможно|refusal |
| Вынуждены отказать|Не сможем|refusal |
| Не имеем возможности|Не можем|refusal |
| К сожалению, вынуждены констатировать|К сожалению,|refusal |
| Данный вопрос находится на рассмотрении|Решение ещё не принято / Думаем|status |
| Работа ведётся в штатном режиме|Всё идёт по плану|status |
| На данный момент времени|Сейчас|time |
| В ближайшее время|До [конкретная дата]|time |
| В кратчайшие сроки|До [дата] / Завтра / К пятнице|time |
| По истечении установленного срока|После дедлайна / После [дата]|time |
| Вышеупомянутый / нижеперечисленный|Этот / Вот они|reference |
| Вышеуказанные рекомендации|Эти рекомендации|reference |
| С уважением и надеждой на дальнейшее плодотворное сотрудничество|С уважением, [имя]|closing |
| Заранее благодарим за оперативный ответ|Буду благодарен за ответ до [дата]|closing |
| Надеемся на положительное решение вопроса|Надеемся, что получится|closing |
| Остаёмся в ожидании вашего ответа|Жду ответа до [дата]|closing |
| Выражаем надежду на взаимовыгодное сотрудничество|Будем рады работать вместе|closing |

---

## E. Meeting Notes Structure

### Template

```
# Meeting: [Topic]
Date: [date], [time]
Participants: [names]

## Decisions
1. [Decision] -- rationale if not obvious

## Action Items
| # | Task | Owner | Deadline |
|---|------|-------|---------|
| 1 | [Task] | [Name] | [Date] |

## Open Questions
- [Question] -- who investigates, by when

## Next Meeting
[Date, time, agenda if known]
```

### Rules
1. Decisions as statements, not discussion summaries. "Decided to postpone to April 5" -- not "We discussed and considered options..."
2. Every action item: exactly one owner + one deadline. "The team" is not an owner.
3. No decision? Write: "No decision. [Name] will prepare data by [date]."

---

## F. Saying No Respectfully

Structure: **acknowledge -- decide -- offer alternative**.

1. **Acknowledge** the request (show you understood).
2. **State decision** clearly and early (don't bury "no" in paragraph 3).
3. **Brief reason** (one sentence, not a defensive essay).
4. **Alternative** if possible.
5. **Constructive ending.**

### Best Examples

**Declining a meeting:**
> Не смогу быть 15 марта -- финализирую отчёт. Готов ответить письменно заранее. Пришлите повестку?

**Rejecting a proposal:**
> Спасибо за предложение. Не подходит по бюджету -- лимит распределён. Вернёмся в июне при планировании Q3.

**Denying a deadline extension:**
> Понимаю, задача сложнее. Перенести дедлайн не получится -- зависит запуск. Давайте упростим скоуп.

---

## Sources
See [sources.md](sources.md)